Forside / Løsninger / Office skabeloner

Enklere Office Skabeloner

Exformatics Office Skabeloner forenkler skabelse og vedligeholdelse af Office skabeloner i en organisation. Skabeloner og blanketter forenkler arbejdsdagen og sparer megen tid. Men mange organisationer oplever samtidig at skabeloner placeres mange steder i organisationen og at det er svært at få overblik. Ved ændringer i organsitioonen, for eksempel ved ændring af logo, bliver opdateringen besværlig og tidskrævende - og ofte lever gamle skabeloner videre i lang tid.

Skabeloner baseret på XML-tags og web services

Exformatics Office Skabeloner er udviklet for at forenkle og generalisere skabelsen og vedligeholdelsen af skabeloner i en organisation. Ved brug af moderne XML og web-teknologi opbygges skabeloner som byggeklodser, hvor indhold hentes dynamisk fra en central server via web services og placeres rette sted i skabelonen når den loades i Word. Dermed kan for eksempel et logo ændres fra centralt hold, firma-adresser kan justeres afhængigt af den enkelte medarbejders arbejdssted o.l.

Exformatics Office Skabeloner giver ny fleksibilitet til Office skabeloner:

Logo: standardiseret logo på alle skabeloner, med mulighed for sekundært logo afhængigt af afdeling eller jobfunktion.
Adresse: kontaktadresse placeres i skabelon baseret på brugeren profil, for eksempel som beskrevet i Active Directory eller Navision.
Fraser: standardfraser deles i organisationen og indsættes efter behov i dokumenter. Via personens jobfunktion stilles relevante fraser til rådighed
Standardskrivelser: kombinnationen af en skabelon og en samling af fraser skaber standardskrivelser som på en enkel måde kan forenkle produktionen af nye svar og breve.

Exformatics Office skabeloner er baseret på Microsoft .NET teknologi og anvender Word XML-tags og .NET web services kald for at hente og opdatere information. Brugeren har direkte adgang til nye templates fra Office produkterne.

Exformatics Office Skabeloner customiseres til den enkelte kundes behov, og kan også customiseres afhængigt af den enkelte bruger. Via DocLife Office Extension får man adgang til et menu-system hvorfra man kan læse og skrive data via web services. Dette åbner op for for eksempel tidsregistrering direkte i Word for det dokument man netop har skrevet omkring en sag. Dermed forenkles dataindsamlingen hvilket er kritisk for at få alle til at rapportere relevant data.

Exformatics Office Extension åbner også op for at skabe mødeagendaer automatisk baseret på de sager som skal behandles på det pågældende møde. Dermed forenkles processen for mødeindkaldelse, og en intelligent skabelon for mødereferatet kan skabes på baggrund af dagsordenen. Det er også muligt at indrapportere beslutninger knyttet til de enklete sager i ESDH systemet, således at informationerne er tilgængelig dér. Nye opgaver kan skabes direkte fra Word, for eksempel en opgave om at undersøge en sag nærmere til næste møde. Ved at give adgang til denne funktionalitet direkte i Office forenkles brugeres arbejdsrutiner markant.

Ny fleksibilitet med XML